Todos os empregadores devem usar o Formulário I-9 para verificar a identidade e a autorização de trabalho de seus funcionários. Antes da pandemia do COVID-19, os empregadores tinham que inspecionar fisicamente os documentos I-9 dos funcionários. Durante a pandemia, as flexibilidades temporárias do COVID-19 foram introduzidas, permitindo que os empregadores inspecionassem remotamente os documentos I-9. No entanto, isso terminou em 31 de julho de 2023, dando aos empregadores até 30 de agosto de 2023 para inspecionar fisicamente os documentos I-9 que foram revisados remotamente entre 20 de março de 2020 e 31 de julho de 2023.
Os Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS) anunciaram recentemente que uma nova versão do Formulário I-9 foi lançada, datada de 1º de agosto de 2023, que fornece flexibilidade para verificar remotamente documentos I-9 para empregadores qualificados. Os empregadores podem começar a usar a nova edição do Formulário I-9 em 1º de agosto de 2023. A partir de 1º de novembro de 2023, somente a nova edição será aceita.
A nova versão do Formulário I-9 é mais curta que a versão anterior. Ele também permite que os empregadores tenham a flexibilidade de examinar remotamente os documentos do Formulário I-9 dos funcionários, desde que o empregador esteja inscrito no E-Verify e esteja em dia. Os empregadores qualificados podem inspecionar remotamente os documentos I-9 para novas contratações, bem como para reverificação de funcionários existentes. Isso é chamado de “procedimento alternativo”.
Após 1º de agosto de 2023, se os empregadores não estiverem inscritos no E-Verify e em situação regular, ou se optarem por não usar o procedimento alternativo para verificação de documentos I-9, eles devem voltar a verificar fisicamente a documentação I-9.
Os empregadores qualificados não são obrigados a usar o procedimento alternativo e podem continuar verificando a documentação I-9 pessoalmente. Se um empregador qualificado optar por usar o procedimento alternativo para funcionários em um local de contratação do E-Verify, o empregador deve usar o procedimento alternativo para todos os funcionários desse local. Caso contrário, pode usar o procedimento alternativo apenas para contratações remotas, continuando a verificar fisicamente os documentos para funcionários presenciais ou híbridos. Não importa a abordagem, os empregadores devem ser consistentes.
Vemos isso como uma mudança bem-vinda para muitos empregadores que contratam trabalhadores remotos e que reflete as atuais práticas de contratação em um mundo pós-COVID-19.
